Come ormai è stato consolidato anche dalla letteratura, le attività di un magazzino sono in grado di influire positivamente o negativamente sul livello di soddisfazione del cliente o sull’efficienza aziendale.
Imballi non adeguati, scarsi controlli in ingresso o in uscita, dichiarazioni non complete comportano, per esempio, la consegna di prodotti danneggiati al cliente esterno o in condizioni non idonee al cliente interno, rappresentato per esempio dalla produzione.
La tecnologia e il controllo dei processi possono contribuire positivamente al miglioramento delle prestazioni anche se spesso la componente umana può ridurre l’efficacia delle scelte adottate.
Per evitare questo problema, l’organizzazione di un buon magazzino, come per qualsiasi attività di business, necessita di regole che devono essere condivise da tutti coloro che lavorano in quell’ambiente. Tanto più semplici e chiare sono, tanto è più probabile che chiunque le segua, contribuendo a mantenere i processi efficaci ed efficienti.
Per quanto riguarda il magazzino, ecco i dieci punti da rispettare:
1. Non mettete a rischio la sicurezza. In primis il luogo di lavoro deve essere sicuro per tutti. Lavorare in sicurezza significa lavorare meglio, rispettando le distanze da carrelli o mezzi in movimento, stoccando correttamente i materiali in modo da evitare che possano cadere, percorrendo i corridoi tra gli scaffali a una velocità adeguata, dando la precedenza e facendo attenzione quando la visibilità e limitata. Un incidente può costare molto caro.
2. Fate in modo che il cliente apprezzi il vostro lavoro. Un packaging fatto correttamente, una consegna puntuale e completa, la giusta documentazione allegata costituiscono dei plus che rafforzano la relazione tra azienda e cliente.
3. Rispettate i colleghi. Il rispetto tra le persone è fondamentale. Chiunque deve essere libero di proporre soluzioni senza il timore di essere giudicato. Nei luoghi di lavoro sesso, razze, religioni e culture devono essere parificati.
4. Non sprecate. Il bene dell’azienda è anche un bene personale. In un contesto ambientale in cui è assolutamente necessario salvaguardare tutte le risorse (sia per motivi di costo, che per motivi ambientali) ognuno deve avere il buon senso di usare lo stretto necessario. Un uso eccessivo di materiali per l’imballo, per esempio, non solo non viene apprezzato dal cliente, ma non aggiunge valore al prodotto: sono solo dei costi pagati sia per il loro utilizzo (tempo impiegato) sia per il loro consumo.
5. Non fate straordinari. L’obiettivo per qualsiasi funzione aziendale è l’efficientamento dei processi al fine di ridurre anche i tempi della loro esecuzione. Non dovere ricorrere al tempo straordinario significa puntare a valorizzare la qualità del tempo e non la quantità di tempo.
6. Trattate il materiale con cura. Un cliente può lamentarsi o può restituire un prodotto se esso arriva danneggiato, sporco o comunque non conforme. Gestire i materiali in modo da preservarli e mantenerli integri è un must per qualsiasi magazziniere.
7. Lasciate gli strumenti usati al loro posto e puliti. Per lavorare sono necessarie risorse che spesso sono condivise come un carrello elevatore, una postazione, un lettore, una stampante o un transpallet. Questa regola suggerisce di trovare un posto dove mettere lo strumento / risorsa quando la si è utilizzata, pulendola e rendendola funzionale a chi la userà successivamente. Non rispettare questo punto fa generare tempi persi sia per la ricerca che per la sistemazione.
8. Dichiarate ogni spostamento della merce. Oggi ogni materiale ha una sua identificazione digitale. Per questo motivo il dato contabile deve esattamente replicare la situazione reale. Per raggiungere questo obiettivo è necessario dichiarare qualsiasi attività venga fatta con un articolo, dallo spostamento di ubicazione al suo prelievo o alla sua eliminazione (in caso di scarto).
9. Non cercate e non fate cercare la merce. Cercare la merce è uno dei principali errori da eliminare nei magazzini in quanto comporta perdite di tempo oltre al rischio di smarrire lo stesso materiale. Una corretta gestione delle ubicazioni e una corretta dichiarazione dei movimenti, come riportato nel punto precedente, sono in grado di far trovare ciò che è necessario quando è necessario.
10. Non Rubare.
di Andrea Payaro, docente, esperto del ministero dello Sviluppo Economico – Ice (da YouTrade n. 130)
